Warum die E-Mail nicht tot und Newsletter kein Spam sind

E-Mails? Sind das nicht die Dinger, die uns ständig Milliarden aus Nigeria oder günstige Potenzmittel andrehen wollen? Ja genau, das sind E-Mails 🙂

Zugegeben: Die E-Mail ist ein wenig in Verruf gekommen, seit die größten Nervensägen der Menschheit die Spam-Mail, die ungebetene Werbe-E-Mail erfunden haben. Und im Zeitalter von WhatsApp oder Facebook ist sie auch schon lange nicht mehr ohne leistungsstarke Alternativen in der persönlichen Kommunikation.

E-Mails als Werkzeug: Zukunftssicher und beliebter, als man glaubt

Tatsächlich hat sie unter Teenagern heute relativ wenig Bedeutung. Nichtsdestotrotz nutzen aber 80 Prozent der über 18-jährigen aktiv die E-Mail im Job, für private oder geschäftliche Angelegenheiten – und auch im Ehrenamt.

Für unsere Arbeit in Verein und Ehrenamt ist sie tatsächlich ein Segen. Ich will gar nicht wissen, wie viele zigtausende Euro Vereine, in denen ich tätig war und bin, bisher einsparen konnten, weil Dank der E-Mail Papier und Porto gespart werden konnte. Und dann die Zeitersparnis! Die Vorteile der E-Mail gegenüber dem Brief liegen auf der Hand.

Die E-Mail hat aber auch Vorteile gegenüber modernerer elektronischer Kommunikation wie WhatsApp. Der wichtigste ist, das E-Mail so gut wie jeder nutzt. WhatsApp oder andere Dienste muss man dagegen ganz bewusst einrichten und dann auch zu nutzen wissen, bei der E-Mail gibtes diese Hürde nicht.

Die E-Mail funktioniert plattformübergreifend. Du brauchst kein bestimmtes Betriebssystem, Du brauchst auch kein bestimmtes Gerät. Im Extremfall reicht Dir ein stinknormaler Browser, wie ihn jeder am Netz hängende Rechner dieser Welt hat.

E-Mail wird auch in zwanzig Jahren noch funktionieren, denn es ist ein offenes Protokoll, theoretisch kannst Du jederzeit Deinen eigenen E-Mail-Server aufsetzen und in Betrieb nehmen. WhatsApp oder Facebook können – auch wenn es unwahrscheinlich ist – jederzeit ihren Betrieb einstellen oder Geld dafür verlangen oder bestimmte Personengruppen von ihren Diensten ausschließen. Es ist ja letztendlich immer besser, auf Lösungen zu setzen, die man im Zweifel selbst unter Kontrolle hat.

Nerviger Werbe-Spam? Das war einmal!

Und auch das Spam-Problem ist heute eigentlich keines mehr. Wer von Spam genervt ist, dem empfehle ich den Wechsel auf Google Mail, das, Datenkrake hin oder her, den Posteingang fast perfekt sauber hält. Ich nutze Googlemail nämlich so ungefähr, seit es Googlemail gibt und schreibe eben so lang meine dortige Haupt-Adresse immer wieder öffentlich ins Netz und auch in hunderte Foren und Formulare – und habe trotzdem so gut wie keinen Spam im Postfach. Es gibt also Lösungen – und wer Google nicht mag, findet auch anderswo mittlerweile immer besser werdende Spamfilter. Aber das nur am Rande.

Also: E-Mail wird 1. von „jedem“ genutzt und der wesentliche Grund für ihr Imageproblem ist 2. inzwischen technisch im Prinzip gelöst. Bleibt die Frage: Wie setzen wir E-Mails denn für unsere ehrenamtlichen Tätigkeiten ein?

Die E-Mail in der Vereinsarbeit

Natürlich zur Kommunikation untereinander, zum Beispiel im Vorstand. Aber auch als Rundmail an alle Mitglieder funktioniert sie ganz gut. Hier aber bitte nie, wirklich nie niemals die Empfänger alle ins „An“-Feld oder „CC“ schreiben, sondern immer ins BCC, damit nicht jeder jede E-Mail-Adresse sehen kann. Das gehört sich nämlich nicht und auch die Datenschützer sehen so etwas – durchaus zurecht – gar nicht gern.

Neben den direkten Funktionen der E-Mail gibt es auch „Weiterentwicklungen“. Unsere Kontaktformulare wären eine solche, denn hier geben wir zwar unsere Adresse nicht an, die Eingaben ins Formular landen aber dennoch in unserem E-Mail-Postfach. Kontaktformulare machen es so den Leuten einfach, uns zu schreiben und ersparen es ihnen so, ihr E-Mail-Programm zu öffnen.

Der Newsletter

Ein für unsere Arbeit eigentlich noch besseres Instrument ist aber der Newsletter. Der macht es umgekehrt uns einfacher, diejenigen zu erreichen, die sich für unsere Arbeit, unseren Verein interessieren. Aber ist der Newsletter nicht genau das, was Spammer machen?

Jein. Die Funktionsweise ist ähnlich, es gibt aber einen entscheidenden Unterschied: Unseren Newsletter wird nur bekommen, wer ihn auch wirklich will und selbst angefordert hat. Alles andere wäre in Deutschland mittlerweile übrigens auch illegal und wird mit empfindlichen Strafen geahndet. Davon abgesehen wollen wir uns die Arbeit, einen Newsletter herauszugeben, doch eigentlich auch für Menschen schreiben, die sich wirklich für uns interessieren, oder?

Hier gilt es dann möglicherweise, einige Vorurteile abzubauen aber ich denke, den Verweis auf die heute wirklich sehr scharfe rechtliche Situation müsste da genügen.

Unbedingt beachten: Der rechtliche Rahmen

Maßgeblich sind beim Newsletter-Versand folgende Regeln:

  • Der Empfänger muss in den Empfang eingewilligt und seine E-Mail-Adresse bestätigt haben („Double-Opt-In“ nennt man das)
  • Alle vom Empfänger hinterlegten Daten müssen ihm auf Wunsch genannt und natürlich auch gelöscht werden können (das gilt übrigens grundsätzlich für alle anderen Benutzerbezogenen Daten auch)
  • Der Empfang muss jederzeit beendet werden können

Diese Vorgaben machen es für uns zwar zunächst nicht wirklich einfacher, einen Newsletter herauszugeben aber einmal eingerichtet sind wir da rechtlich auf der sicheren Seite.

Wir sehen aber schnell, dass es hier nicht damit getan ist, händisch in Outlook eine Empfängerliste anzulegen und das Ganze dann „Newsletter“ zu taufen. Das wäre allerdings auch technisch keine besonders gute Idee, weil normale Mailserver auf den Versand hunderter oder tausender E-Mails zur gleichen Zeit nicht wirklich ausgelegt sind.

Verwerfen wir also lieber gleich die Idee, uns irgendwie selbst die Newsletter-Infrastruktur zu basteln. Wir wollen ja außerdem, dass das Ganze am Ende auch noch gut aussieht und sich nahtlos in unsere Website einbinden lässt. Wir wollen ein schickes Formular und wir wollen diesen ganzen datenschutzrechtlichen Krempel rund um das Double-Opt-In zwar haben, aber möglichst keinen Aufwand dafür betreiben müssen.

Nutze Newsletter-Dienstleister statt Marke Eigenbau!

Und all das geht auch. Und es geht (bedingt) kostenlos und im Endeffekt auch viel einfacher, als wenn wir selbst Mailinglisten anlegen würden.

Dienstleister hierfür gibt es reichlich und abgesehen von der Grundfunktion, eben einen Newsletterversand zu ermöglichen, unterscheiden die sich in Preisen und Leistungen durchaus. Einen guten Überblick gibt Dir zum Beispiel dieser Artikel aus dem März 2016.

Ich stelle mal einige Dienstleister für Newsletter beispielhaft vor:

Mailchimp

Der wohl bekannteste Dienst ist ein amerikanischer Anbieter namens Mailchimp. Der Dienst ist vor allem bei Online-Marketern beliebt, weil er sehr viele Funktionen und Analysetools bietet, mit denen sich messen lässt, wer wann und wie lange unsere Newsletter liest. Das Ganze ist für bis zu 2.000 Empfänger und 12.000 E-Mails im Monat völlig kostenlos und wenn man mehr braucht, dann sind die Preise hierfür auch vergleichsweise im Rahmen. Mit Mailchimp macht man also im Grunde nichts falsch – aber seine Einrichtung ist auch aufgrund des Funktionsumfangs nicht ganz ohne und übrigens natürlich auch nicht in deutscher Sprache 😉 Mailchimp bietet

Deutsche Anbieter

Zu den bekannteren deutschen Anbietern gehört Klick-Tipp, der sozusagen das deutsche Pendant zu Mailchimp ist. Von den Leistungen und Möglichkeiten ähnlich umfangreich und sicher ideal, wenn Du richtiges E-Mail-Marketing betreiben willst. Kostenlos gibts dort allerdings nichts, denn Qualität hat ihren Preis – und der beträgt in der günstigten Variante 27 Euro im Monat. Auch die Konfiguration ist nicht ohne – aber anders als bei Mailchimp zumindest in deutscher Sprache.

Einfacher und vor allem günstiger sind die beiden deutschen Anbieter Letter.mx und Mailsamba. Beide dürften vom Funktionsumfang locker für die meisten Vereins-Newsletter ausreichen, für die Du einfach keine ausgefeilten Analysetools benötigst. Beide Dienste kosten für bis zu 250 Empfänger keinen Cent, bei Letter.mx kannst Du Dir über Weiterempfehlungen diese kostenlose Empfängerzahl sogar noch verfielfachen.

Mein Tipp: Mailpoet

Der Anbieter meiner Wahl nennt sich derzeit meist Mailpoet und ist im Grunde genommen ein WordPress-Plugin mit angegliedertem Newsletterservice. Das ist damit eigentlich genau andersrum wie bei Mailchimp & Co, wo es einen Newsletterservice gibt, der sich unter anderem über WordPress-Plugins einbinden lässt. Mailpoet funktioniert ohne WordPress einfach gar nicht, da ich aber all meine Vereinsseiten mit WordPress laufen lasse, ist das ziemlich genau das, was ich brauche.

Und auch sonst ist der Funktionsumfang für Vereinszwecke optimal:

  • automatisierter Versand möglich, zum Beispiel monatlich alle neuen Artikel der Website verschicken oder sogar bei jedem neuen Artikel.
  • Bei manueller Redaktion: Einfaches bestücken per Drag&Drop der Artikel aus WordPress
  • Individuell anpassbar, Du kannst Dir eigene Vorlagen anlegen, bzw. bestehende ändern und hierfür eigene Grafiken für Kopf und Fuß der Mails verwenden.
  • Alles in Deinem WordPress-Backend, Kein Login anderswo nötig
  • Bis zu 2000 Empfänger kostenlos beliefern

 

Fazit

Weder die E-Mail im Allgemeinen, noch der Newsletter im Besonderen sind tot. Beide haben so ihre Image-Probleme – und die kannst Du durch cleveren Einsatz aus der Welt schaffen helfen – und gleichzeitig auch noch effiziente Öffentlichkeitsarbeit für Dein Ehrenamt leisten!

Wenn Du weitere Fragen zur Umsetzung Deines Vereins-Newsletters hast, freue ich mich über Kommentare.